搞定GTD
人生中对我影响最大的书之一就是这本《Get Things Done》，缩写为GTD，中文书名翻译为《搞定》，该系列书一共3本，强烈推荐践行《搞定1》和《搞定3》。我是在2011年7月左右在网络上无意中接触到这本书的，此时快40岁了，有种相见恨晚的感觉。看似这是一本讲时间管理的普通书，前面几章有些枯燥，啰啰嗦嗦地讲了一些GTD如何管用的理论，但实际上这是一本书让你学会自我管理的书。通过践行这本书中方法，可以慢慢进入一种心如止水的状态，工作、学习、生活、身体各方面达到相对的平衡Balance（参考书《一生的计划》）。
GTD到底是什么？用一句话来说，GTD是一种时间管理和自我管理的系统性方法，一方面让你全面掌控工作和生活中的事务，减轻焦虑，提高效率，另一方面让你把握视角，让你把主要精力集中在有意义的事情上。
什么是GTD？
混乱是可以改变的
两个维度
系统性的方法：做事靠系统
掌控流程
收集
组织整理
回顾
行动
把握视角
GTD实践
GTD桌面
辅助软件
辅助书籍：《把时间当作朋友》《小强升职记》《奇特的一生》《少有人走的路》
微信社交：小强、上海GTD
五步掌控流程 1、捕捉 1）全面收集
强烈建议GTD初学者从这一步开始实践！这一步方法最简单，好操作，很见效。单只学会这一部分，也会有种如释重负的感觉。
原文作者推荐专门准备2天的时间来进行全面收集工作，我在2011年时的初次尝试是这样操作的：
我虽然不是什么多忙的人，但在工作时间想找到2天没有打扰的时间还真不容易，一直到了某天下午，感觉没有什么急事就开始了我的收集工作。原文作者推荐准备几个收集篮和一叠便签纸，我也没有什么太充分的准备，就打印了一叠A4纸，每张用一张白纸打印出4个方框，先把办公桌面收集一遍，然后就把整个桌面当作收集篮了，一些比较多的文档或厚材料，就在白纸上的一个方框内记上几行字，桌面、桌下小抽屉、右侧抽屉、光盘盒、右侧桌子、右侧桌子上的文件盒、背后的柜子，一阵子忙碌，收拾出来了好多垃圾（用碎纸机碎掉了3筐纸），扔掉了一堆N年前保留的材料（一些老掉牙技术的笔记、一些陈旧项目的会议记录、一些成果报告、一些荣誉证书的外皮等等），在收集身后的柜子时发现自己好像进入到了一种收拾东西的状态（这种情况作者也在文中专门强调过，如果空余时间很长，想怎么整理就怎么整理，干净一些也是好事，但我的时间就这一下午），这种状态的一种表现形式就是很长时间没有向收集蓝内放入东西，意识到这点后我抓紧让自己从收拾东西的状态中脱离，总共4个柜子，弄了2个柜子后，发现另外2个柜子中没有什么对我下步工作或生活有启发的内容，就加快了收集的速度。所以这些以实物形式存在的东西收集完成后，按照书上给的检查表又快速回忆了一些事项，全部收集起来，在收集过程中，发现这些事情确实踊跃性非常强，一会儿是工作上的事，一会儿是生活中的小事，还想起来要帮媳妇刻录一张音乐CD放在车上听，最后终于在6点前完成了收集过程，总共用了不到4个小时，中间同事有过短暂的干扰，我快速记在收集篮中，继续我的收集过程，发现养成这种习惯确实不错，可以让自己能够在打断后快速回到原来的状态，经过这不到4小时的收集再加上后续几天中零星的收集，竟然得到了160多个动作（Action）。
以后每年的年末都会来一次这样的全面收集过程，再把家中的一些东西也一起收集了，不留死角。
随身携带一个小笔记本（里面随时夹着一支笔），用它来记录下任何任务、想法、专案或者任何闪入你大脑的其他信息（千万别相信你的大脑，转眼就忘了刚才想记下来的事，这样的事情发生无数次）。你必须马上记下来，马上！你必需在忘记事情之前赶紧把信息写下来, 以后可以把这些信息从笔记本中清除、存入任务清单中。
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一张A4纸上面画4个方框，就是我的收集工具
（图：便签纸）
也可以直接到文具商店买到这种便签纸
如果担心还有什么没收集到的，可以看看《搞定3》中提供的更为全面的参考列表：
收集清单1 收集清单2
2）日常收集
初学者来一次集中的全面收集是必要的，以后就需要把这种收集动作变成一种日常习惯，最简单有效的工具就是小本子和笔，GTD中称之为收集箱(Inbox)，是不是与邮件系统中的Inbox一个意思？随时准备好纸和笔就OK了。对我这样的IT人士来说，日常接触的材料大多是电子文档，所以我的收集箱(Inbox)也主要是电子式的。主要有：OmniFocus的Inbox，Windows桌面上的Inbox快捷方式(对应于d:\shenlb\inbox文件夹)，办公桌面左侧的空盒子，工作记录本，iPhone上的扫描全能王、相机、录音机，。。。。。初学者千万不要用这么多的收集箱，为了防止遗漏，我是在每周回顾的时候，把这些inbox统统清空一次！
（1）OmniFocus的Inbox
按照收集箱尽量要少的原则，我的最主要的收集箱是Omnifocus的Inbox，OmniFocus（以后简称OF）就是GTD中功能强大并且稳定的软件，初学者请谨慎购买。
收集工具最好在5秒钟内就位（1秒钟就位最好），iPhone显示出强大的威力，我把OF放在iPhone主屏幕的右下角，OF中的Inbox图标一直处于底部的倒数第2个，随时可以在Inbox中输入。拿出iPhone、按HOME、Slide开机、点OF图标、点Inbox按钮，一般3秒内就搞定。
当前还是使用iPhone4时的界面：
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iPhone4时代的主屏幕、OmniFocus和Inbox
后来更新为iPhone6，因为有指纹识别，更快了一点：拿出iPhone、按HOME、点OF图标、点Inbox按钮。如果能够双击Home直接进Inbox就更好了，这时Omnifocus的版本是1.16.3，现在的界面：
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iPhone6的主屏幕、OmniFocus和Inbox
（2）办公桌面左侧的空盒子
由于办公文档主要都是A4纸，所以准备了一个能够放下A4纸的空盒子（实际上是个茶叶盒的盖子），放在电脑屏幕的左侧（参见GTD桌面）。同事拿来的需要处理的文件，先扔到这里待命。由于电子化办公的普及，这个纸盒子中的内容也在逐渐减少。
（图）
邮件系统Outlook或foxmail程序里的Email收件箱，单位办公用的即时通里同事发过来的文件（我建了一个D:\shenlb\Inbox文件夹来专门来放这些文件），平常开会的纸质笔记本只是一个临时的Inbox，会后马上整理到OF的收件箱中，还有偶尔用笔记本电脑时收集到一些资料，也在笔记本电脑上建立一个专门的Notebook-Inbox目录，定期快速整理到OF中。可以看出Inbox还是不少，但都用了Inbox这样的名字，都放在比较显眼的位置，较大的文件都分门别类地放在电脑上进行归档，平时邮件并不多，就在iPhone上把邮箱配置好，在单位和互联网上都可以随时收发邮件了，主要的Inbox还是以OF为准，其它项目名称或行动标题全部整理到OF中，总之一切以OF为行动指南。
（2）对于收集工具在5秒钟内就位的要求，iPhone显示出强大的威力，我把OF放在iPhone主屏幕的右下角，OF中的Inbox图标一直处于底部的倒数第2个，随时可以在Inbox中输入。拿出iPhone、按HOME、Slide开机、点OF图标、点Inbox按钮，一般3秒内就搞定，就是录入汉字有点痛苦，所以装了个支持五笔和手写的QQ输入法(iPhone自带的默认输入法实在是太差了。2012年5月以后机器不再越狱，只能用默认的输入法了)来提高输入的速度，曾经还想着用电脑控制iPhone来快速输入汉字，也没有成功，估计想在iPhone打字如飞，得用蓝牙键盘，但要在5秒内把蓝牙键盘拿出来，谈何容易！最好还要准备一个纸、笔的系统备用着。我现在办公室电脑旁永远备着一打A6大小的废纸，用来当Inbox用。看看如何把收集盒放在《我的GTD桌面》上。
（3）现在养成了一个习惯，当工作被别人打断时，如果事情不是紧急的，快速地把事情写在纸上，接着按自己的计划行事，告一段落后再把纸上的内容整理到OF中管理。
以前《搞定1》里的“收集”改为了“捕捉”，收集感觉有点被动的意味，而捕捉好像就多了一些主动的含义，最有用的是附录里提供的用于捕捉这一步的提示清单。一些年轻人以事情不太多为由拒绝GTD，但实际上你经过深度捕捉后，工作和生活方面的事情还是相当多的，必须要捕捉并记录在系统里。
这一步就是在“实践GTD“这个项目中的Next Action，这个Next Action是GTD中非常重要的一个术语，许多人迟迟不进行这一步，所以从来没有开始GTD。拿出1、2天的时间，把自己的办公室、家里、身边的纸条、笔记本、各种东西全部收集起来（可以参考书中提供的一份审查清单），看看自己的清单内容到底有多少，把大脑清空。
GTD实体办公桌面，你的桌面环境与GTD的理念也要相适应，从左边收集进入，从右侧管理归类，办完的事项进入资料夹进行有效地管理。 Inbox收集策略 实体盒子：这个概念可以应用到多个地方，对于办公桌面，可以留出一个小盒子，当做收集箱，一个小笔记本子，电子产品功能越来越强大，照相机、录音机、备忘录，都是一个一个的收集工具。 便签盒（当一件突然的事情到来时，拿出一张来，记下来，是不是2分钟能够处理完成？如果不是，记下来，接着忙你手头的事情） 收集工具太多了怎么办？一定要有一个定时清空的时间，每周回顾的时候就是一个集中清理的最好时期。实际上每天，一些inbox事项都会被清除掉的。每周 具体的办法： 2、明确意义 3、组织整理 4、回顾 5、行动
读书
锻炼
写作
业余爱好
关于追逐梦想，李笑来《把时间当作朋友（第三版）》！！！
更有规律、心如止水的小技巧，还能让你不断在每周回顾中反思人生中的目标，从而不断进步。
以前只是读一些计算机专业的书籍，后来把读书当作一种习惯后，虽然读得不多，但也掌握到了不少专业之外的知识，李笑来称之为“不可逆”的知识，一旦你知道了某个知识点，就不可能会到过去了，你的思维方式，你的行事方式都会发生变化。而在以前是不可想像的。
GTD有用的主要原因是：当一件事总放在脑子里，在做任何事的时候总想着它，从而造成了干扰、分心与压力，当你把它写了下来后，从而压力大大减轻。
主动选择
这本《搞定III》中的下面这张图用2个维度说明了这种理念，水平方向上你用GTD的流程来处理事务，让你有一个可依赖的系统，做事的时候能够排除杂念，减少焦虑，使GTDer处理事务的效率更高。纵向上让你从6个层面审视各项事务，如果说水平方向上让你高效做事，则纵向上是让你做正确的事。
三种GTD模型：掌控工作流程、合乎自然的规划、关注层面。
而合乎自然的规划，就是《搞定1》里说的一个项目的纵向规划，分为目标意义、结果、头脑风暴、组织整理和明确下一步行动等五个步骤。《搞定3》里的翻译与《搞定1》里的不太一样，我感觉还是第1本书中的翻译准确些。
合乎自然的规划方法
（还有一张doc模板）
GTD中一部分是一些改善日程安排效率的实实在在的办法，另一方面则是让你从更高的角度去思考你的行动Action的指南。
李笑来在《把时间当作朋友》中说时间不可能被管理，确实，它不多不少一天就是24小时，你所能做的就是了解到时间的宝贵，从而珍惜时间（这句话好像出自家长的口中），不仅仅停留在口上，而是体现在行动上，这部GTD以及《小强升职记》中都有所提及，
具体有哪些改善工作效率的办法呢？让思路更加清晰，而不被更多杂事所打扰呢？达到心如止水的状态呢？
这本好书，不能只读，要马上实践，实践之后，你就发现，原来你行动处事的混乱状态是可以改变的，当看完书的“收集” 一章后，就可以马上行动了，花上2天时间，把所有的事务收集起来。
（后来，看到？？？的书《人生整理法》时，也是同样的思路，把所有的衣服都堆在客厅中，一件件进行思考，惊人的相似！！！）、
当工作和生活的诸多事项一起涌来之时，你可以把它们收集
只要它写下来，被记录下来，你的大脑就被清空，
大脑是一个神奇的装置，当一件事没有安置妥当的时候，它就会不停地把你正在进行的工作打断，让你不断地在多件事中来回切换，只有你把那件事放入可信的系统中，你才能安心地处理你手边的事情。
关键的GTD流程图
整理 电脑上内容的整理（文件夹的划分，很有办法，信息爆炸的时代，一定要学会文件夹分类的办法，否则后果不可想像，哪一天，你突然说某块硬盘坏了，N年的资料都找不到了，上帝估计也帮不了你） 养成好习惯，给文件起个好名字，永远也不要叫“新文档1” 文件夹的分类方法，这些都与GTD有对应 搜索用什么 呢？everything，强大、好用到发指的地步，当前 我用1.3.4 这篇文章：“Everything:速度最快的文件搜索工具”。下载后一试，果然速度奇快无比，并且内置一个文件共享的http server和ftp server，从远程也可以查找本机文件。 此工具是基于文件名的搜索（仅支持NTFS盘），平常工作时要养成一个好习惯，每个文件名要详细，注明文件的标题、写作人、日期，再配合上这个工具，以后想找某个文件就方便多了！
每周回顾（不可少，而是必须的一步） 通过这一步，你的大脑才会相信GTD系统，才不会经常跳出来打断你的手边工作
待办清单 以前是用outlook来管理这个清单的，但发现这些事项停留在清单中长达1年多，每天看着它不仅仅是烦的感觉，而是对人的一种挫败感。
相比GTD中的Action，这种管理办法太小儿科了。
有些条目并不能称为Action，只能称为项目project，action需要达到clear, 有时间期限，明确目标的，有明确内容，地点，人物明确。。。。这些才可以称为合格的任务。你拿起清单后，就可以按照这个action行动起来了。，不要再思考，需不需要做，为什么做的事，这些事情都是在回顾和排定日程的时候完成了。不要再放到这里去思考了！
输出，归类这一部分
番茄工作法：一个实体的小定时器，比iphone中的软件要好用！！
教是最好的学习方法。确实不假，一方面教他人时，自己会努力深入理解一些要点，另一方面通过答疑或讨论，能尝过更多的东西。这一点我在后来参加GTD演讲时，更有了深刻的体会。
(这也是从时间当作朋友》中学到的）
邮件管理 （这个绝对是一个单独的主题）
《小强升职记》中有一章关于邮件狂人的描述：。。。。。
有人用gmail
我以前用outlook，每年形成一个pst文件，单独存放在个人目录中，而不是系统目录中，当然需要在outlook中进行少量设置即可。我是放置我的主目录中的email文件夹下，从2002年一直坚持到现在，由于1年里的PST文件不会太大（邮件中太大的附件我都整理到个人目录中了），所以有时把3年的邮件都放在一起形成一个文件。这种管理的办法是想查找以前的东西时总是能够找到，当然得用outlook里的查找功能。但随着时间的推移，内容相当庞大，没有特殊的原因，很少会到以前的邮件中查找一些东西。另外单位的即时通普及，大家都变成了急性子，不管大事小事、急事缓事，一律从即时通里呼你，把你从工作状态中打断，很多人邮件用得也越来越少，再加上单位更换邮件服务器，还有超级强大的邮件过滤功能（外网的很多邮件都收不到），本单位的邮箱大家竟然都不敢用，直到2011年中石化的统一邮件服务器弄得比较稳定之后，邮件体系才有点进入正轨。
但后来，发现这些备份的陈年邮件，被再次利用起来的可能性几乎为0，还不如用qq邮箱或gmail（当然请自备VPN），云端存储，想查什么，直接输入关键词，马上可以查到。
中都的嘴在很多地方，而不是、
GTD类比“驾驶着一艘人生之舟”，一方面你要看看油料是否充足，查看天气，制定行驶日程，准备必须的食物、掌舵…….从而慢慢接近你的目的地。
另一方面，你要从更高的视角看待这次
GTD状态测试：
今天利用参加会议前的20分钟完成了www.gtdiq.com上的GTD级别测试，1年的GTD修炼，看来状态还不错。
联系人管理 以前用outlook，现在用iphone手机上的联系人，邮件端foxmail有没有联系人同步工具？合并工具？
定期备份。放在GTD中有一行这样的任务 “备份联系人，打开…，备份，发送到我的qq邮箱中”
实际上，这个联系人用icloud也是可以自动备份 的。
如何开始实践GTD？ 看了半天，不如马上行动，李笑来专门有一篇文章讲了“践行”的重要性，有人说了一万遍，学这个东西真的有用吗？行动起来吧，如果学得没用，你也会从这个过程中学到其它的东西。
我在实践GTD的过程中，中间也走了一些弯路，发现应该注意这样几点：
（1）买《搞定1》纸质书，最好把《搞定3》一起买了
网上的电子版的排版还存在一定的问题，想学GTD，就得把这本GTD的圣经拿到书，虽然我与书的作者和译者一点关系也没有。
按照主题阅读的办法（《小强》《把时间当作朋友》一起也买了吧，搞定1一定要用纸质书）
（2）快速翻一遍，了解总体的内容结构，《搞定1》的前面一大部分写得比较啰嗦，不断地告诉GTD有多么好，你可能会缺少耐心。
（3）认真看完“收集”这一章
有条件的，也可以对照《搞定3》这本书一起看，感觉《搞定3》的逻辑性更强一些了，这一章概念简单，可操作性强。
（4）立即开始实践“收集”这一步
这一步就是在“实践GTD“这个项目中的Next Action，这个Next Action是GTD中非常重要的一个术语，许多人迟迟不进行这一步，所以从来没有开始GTD。拿出1、2天的时间，把自己的办公室、家里、身边的纸条、笔记本、各种东西全部收集起来（可以参考书中提供的一份审查清单），看看自己的清单内容到底有多少，把大脑清空。
（5）对照《小强升职记》进行实践
据说这本书买不到纸质的了，电子版比较容易找到，里面讲述了一个人如何一步一步地用GTD实践来改变自己的工作方式的。
（6）找到适合自己的系统
纸、笔系统？还是iPhone上的应用？还是Android上的应用？GTD的应用五花八门，不要花太多的时间在系统的选择上，根据自身的知识背景在1周内搞定自己满意的系统。
关于如何找到适合自己的GTD系统，可以参考这篇国外的贴子：
http://tomphilip.me/index.php/best-gtd-app/
他试验了TODO for Mac、Due Today、Toodledo、Doit.im、Wunderlist、Astrid、Producteev、Nozbe、Conqu一系列软件。
（7）找到GTD的老师，就是上海GTD俱乐部所说的Mentor
已经实践GTD一段时间的人很容易发现你的GTD系统的问题，找到一个有经验的老师，成功了一半。我的GTD摸索走了一段弯路，如果有老师可能会进步更快些，但这种弯路也加深了我对GTD的理解。
（8）根据自己的责任范围，确定项目分类和上下文分类方式
（9）不断地行动，改进
时间日志 大家都看过这个牛人？？《奇特的一生》中柳比歇夫精确感知时间的做法获得了惊心的成就，科夫《奇特的一生》，。。。。。
记录这个时间后，你可以对自己时间有一个清晰的认识，对时间有一种感觉，
当你想知道是什么时间的时候，就自己先猜一个，看看误差多大，慢慢的，时间观念就强了起来。
实践干货：
最早用从2011年10月开始记录时间日志，用的是iPhone上的Momento软件，该软件界面和功能设计的都很好，最大缺点就是没有同步功能，今天起改用Evernote来记录。
（当时momento的功能抓图）
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用免费版的evernote就非常好用，时间日志中只需要记录主要的事项，一些杂事忽略了也就忽略了。
一是培养一种时间的感觉
另外当时间慢慢溜走时，有一种罪恶感，从而很快地调整回来。
周叶是用本子来记录的。（链接）
人生中的三本好书
把时间当作朋友 如果说《搞定》是对我人生影响最大的一本书，那么《把时间当作朋友》这本书可以排在第二，这本书我读了好几遍。别认为这本书是市面上泛滥的成功学鸡汤，实际上重点讲的是“心智“，要学会自己独立思考，在？年该书发行了第三版，内容增加了不少，条理也比以前更清晰了。当时在我的博客上专门写了第一版的读书笔记（链接地址）。发现正如作者所说的一样，“相信我，你并不孤独”，里面的一些例子我也感同身受，但以前的我并没有领悟到这一点，甚至也不知道原来还可以这样思考问题！对我影响最大的几个观点并让我产生了行动的是这几个。
时间记录 从看完《把时间当作朋友》后，坚持到现在的一个习惯就是时间记录。《奇特的一生》中柳比歇夫精确感知时间的做法获得了惊心的成就，从2011年10月8日开始我用iPhone上的Momento软件开始记录一些事件，2012年6月开始改为evernote，到现在快5年了。笑来说的对，“记录的方式无所谓，只要你确实每天都记录”。让人有一种感知时间的能力，当你在网上乱逛了半小时以后，你的内心会把你从这种状态中喊回来，去做些有意义的事吧。养成习惯需要5年时间，而不是21天。到现在为止，超过5年的习惯有阅读、时间记录、背单词。
重生 Reborn这个英语单词也是从这本书上学习的，没有想到一生中会经历大大小小的重生，当你阅读一本书后，用了个词概括了全书的核心思想时，是一种重生；当你掌握了某项技能时，是一种重生；当你写出一篇有思想的论文时，可以算一种重生；当你思想上产生一种新的感悟从而能够有力地控制你的行动，是一种更高境界的重生。没想到一位教英语的老师能够写出如此有深度的一本书，从文推算，我应该比他长几岁，如果能早两年阅读此书，可能会减少两年的碌碌无为，不过40岁读到该书也不算晚，毕竟后面还有几辈子（见李笑来的新书《新生--七年就是一辈子》）。
马上行动 很多人听到一些观点之后，马上产生的问题通常是“学习某个知识有没有用”？不管什么方法，都需要通过实践才能获得效果。与其不停地追问老师，这个方法是否有效？不如马上行动吧。这个与GTD的理念也是一致的，找到Next Action，马上去做，做完后回顾反思，调整改进，才符合事物认识和发展的规律。
书中讲到了他在1984年花10元钱参加计算机学习班的故事。有时你学一些知识的时候，当时并不一定知道它的用处，但在将来的某个时候，这些知识点串接起来后，某个知识技能反而是你领先别人的地方。说到学电脑，我也是在1987年左右第一次接触电脑，就是APPLE II，当时我那不起眼的学校竟然引进了几十台苹果电脑，现在想起来真是不可思议！上课还不用花钱！当时的BASIC教程感觉就是天书，但随着一点一点的学习，竟然深迷于此不能自拨，可惜好像一周才能上一次机。时代轮回，没想到20多年后，又入手了Apple的iPhone，还要在这上面开发程序！看来早期的学习还是比较盲目的，只是感觉好玩，只是想编出一个小游戏能在上面运行，没想到将来会离不开计算机。
盲打是否值得学会？上班时，看着一位计算机本科毕业的同事落指如飞，从来没想着值不值学，马上动手练，没有机器就画一张键盘，学会基本指法后，就是不断地重复、重复。学习五笔输入法的过程更是没有多想，某年大学暑假闲来无事，那时的我根本对大学课程不感兴趣，正好姐夫那里有一套王码五笔教材，就拿过来学学吧。当时上机的机会相当少，唯一练习的办法就是背口诀、记键盘位置，然后就是将常用汉字不停地拆成编码，错了的记下来再拆，但刚开始上机时比拼音输入法还慢，一直坚持使用之后，虽然口诀只还记得“王旁青头兼五一”这一句，但一见到某个汉字，手指头好像已经不用经过大脑就按下了几个相应的键。回想这段过程，如果放在信息泛滥的年代，我也没有坚持下来的毅力。
心智：用大脑控制大脑 该书中最不可思议的观点就是“我们竟然可以用我们的大脑控制我们的大脑”。以前曾经也有过“拖延症”，对一件自己不太喜欢的事情把时间拖到最后一刻才动手，分析起来有几个原因，一是自己的目标性不强，如果能够及时完成这些不喜欢但还不得不做的事情，还可以腾出时间来做自己为实现自己目标的更有意义的事；二是对事情有畏难情绪，没有找到“下一步行动”，实际上换个想法，找到一点点细节让自己开始动手起来，很快事情并没有想象的那么复杂，进入状态后很快就能完成了；三是总把做这件事情当成一种痛苦，而不是从中享受每一个细微的感受，学了大师的"Be Present”境界后，感觉抛开一切杂念，心中只留自己和事情在一起，果然感受不同，做起事来也远没有最初的那么痛苦，完成任何工作也是可以从中学会一些东西的。如果仅仅是打杂性的任务，应付一下也不要太过自责则可。可能克服拖延症就是“大脑控制大脑”的最好例子吧。有关拖延症的改善，请看我另外一部分内容：GTDer为什么不拖延了？
获取更多的知识几乎是我们开拓自身心智的唯一手段，“体验”、“试错”、“观察”和“阅读”是几种主要方式。有些事情不允许试错和体验，所以“阅读”就成了获取知识的更加重要的手段。“思考”或者说“正确的思考”才是获取真正意义上的知识的主要手段。
教是最好的学习方法 读了一本好书后，整理笔记只是一种学习方法。在《知道做到》一书中提到了知识转化为行动的3个办法：①坚持记笔记；②24小时内重读笔记，清楚、整洁地整理出要点；③把自己学到的知识传达给别人（书中第123页上介绍的一种记笔记的方法可以教给孩子。分为笔记内容栏、提示栏和概要区，要让孩子从小形成自己的一套记笔记的符号体系）。
（还有一张有关认知的金字塔图）
在把知识点教给别人时，你需要重新梳理知识点。。。可见教才是最好的学习方法。
在20？？年，我把GTD给。。。讲过，慢慢的，有些不太明白的概念，也就逐渐清晰了起来。
成功机率也符合正态分布？关键是没有弄清楚什么是成功？这方面还是造成《一生的计划》里的Balance说法，人在一生中获得各方面的平衡，就是幸福和快乐，这种幸福和快乐是不需要与其它人相比较的，自己才会无怨无悔的生活，尽情的欢乐，平静的痛苦。 不要人家说什么，你就信什么。留心所谓的成功人士说的话。
打造人脉不如打造自己。专心打造自己，把自己打造成一个优秀的人，一个有用的人，一个独立的人，比什么都重要。专心做可以提升自己的事情，学习并拥有更多更好的技能，成为一个值得交往的人。学会独善其身，以不给他人制造麻烦为美德，用你的独立赢得尊重。除非有特殊原因，应该尽量回避那些连在物质生活上都不能独善其身的人；那些在精神生活上不能独善其身的，就更应该回避了。真正关心一个朋友的意思是说，你情愿在他身上花费甚至浪费更多的时间。一个人的幸福程度，往往取决于他多大程度上可以脱离对外部世界的依附。
在信息流动成本越来越低的时代，真正有能力的人被埋没的可能性几乎为0。（出自李笑来《通往财富自由之路》中的第二讲，出售时间之前你要牢记的三条铁律）。
说他是我人生中的第二本好书，实际上通过这本书，我又读了《少有人走的路1》和《奇特的一生》，而《少有人走的路1》可以算是我人生中的第三本好书。
孩子的教育 这本书中不仅有时间管理、个人成长的内容，还有一点点有关孩子教育方面的经验。孩子的兴趣真的很重要吗？我在对孩子的教育方面，还是让其首先感觉到兴趣，特别是在对数学的初期教育方面，我还是尽量找出数学在生活中有趣的应用问题，让她体会到通过慢慢地思考、分析来找到答案的快乐，兴趣确实是学习的动力，这种动力会让她数学成绩更好，从而进入良性循环。而枯燥的教学会让孩子产生抵触心理，从而失去兴趣而进入恶性循环。所以说，优秀的老师就是要把某项内容讲得生动、有趣，这让我想起大学时学泛函分析时的情景，枯燥抽象的理论让绝大多数同学无法坚持下去。
OmniFocus的系统 《大系统观》的思维。
omnifocus是不是有系统的三个特性：适应力？可以用纸、笔来实践，也可以用一堆复杂的软件。
自组织？
层级？6个高度，对应于不同的视角。
《周叶：xxx靠系统。。。xxx靠大脑？？》最新一篇博文。
目标的变化 当达到了某个里程碑的时候，思维会发生变化。追梦？
发邮件到OF 如果使用omnifocus，并且用它们公司提供的服务器，则可以用发邮件的方式快速把action发到你的omnifoucs中。
http://www.cnblogs.com/speeding/archive/2013/01/04/2842656.html
OmniFocus功能很强大，但只能在Mac系统和iOS系统中运行，在办公室里我一般不带Macbook，在用iPhone实现收集时打字就是一种痛苦，以前我是用这种办法：
打开浏览器用微传把信息发送到iPhone中，再打开iPhone中的微传，复制到剪贴板中，再打开OmniFocus中把粘贴到OmniFocus的Inbox中，收集过程有些辛苦。
现在发现如果用了OmniFocus中的同步服务，可以申请开通Mail Drop功能，将Action直接发送到一个邮件地址中，从而直接同步到你的OmniFocus系统的Inbox中。
配置过程：
1）必须用omniFocus的同步Omni Sync Server功能，当前这个功能是免费的，申请账号后，在iPhone中的omnifocus上配置该同步服务即可
2）登录到Omni Sync Server的WEB网站上，用你的账号登录，申请开通Mail Drop to Inbox功能
2013-01-04 08-06-14
3）当Mail Drop to Inbox开通后，你会收到一封邮件通知，然后你再登录Omni Sync Server，可以得到一个邮件账号[email protected]，然后你就可以往那个账号中发邮件了，Action的名称当作邮件的主题，详细信息放在邮件的正文中，当OmniFocus同步之后，这个Action就会出现在Inbox中了。为了发邮件方便，我直接安装了一个SMTPMailSender小程序，这个小程序支持命令行，配置好发送服务器和收件人地址，直接就可以发送到Inbox了。
点此下载：SMTPMailSender.zip
SMTPMailSender.exe -f [email protected] -t [email protected]
后记：这个SMTPMailSender好像是用Java写的，有点不好用，有时会死锁或者汉字不出来。
后来又找了一个叫NoteMe的小软件，更简洁，不过里面有一个邮件配置不能自动配置，得修改一下。有一个严重的缺点，汉字会出现乱码，我还没有找到解决办法。
[SMTP] [email protected] server=smtp.qq.com:25 username=my-from-mail password=your-password
2014年8月1日：Charlesfuture写了一段脚本，直接保存为一个.vbs文件，双击运行即可。
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'By charlesfuture On Error Resume Next f="此处填写自己的邮箱地址，比如[email protected]，保留双引号" smtp="此处填写邮箱服务器地址，比如smtp.163.com" u="邮箱用户名，@前面的那部分" p="邮箱的登录密码" t="自己的omnifocus邮箱地址，比如[email protected]" m=InputBox("事件标题","新收件箱项:","空")if m=false then wscript.quit NameSpace = "http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/" Set Email = createObject("CDO.Message") Email.From = f Email.To = t Email.Subject = m With Email.Configuration.Fields .Item(NameSpace&"sendusing") = 2 .Item(NameSpace&"smtpserver") = smtp .Item(NameSpace&"smtpserverport") = 25 .Item(NameSpace&"smtpauthenticate") = 1 .Item(NameSpace&"sendusername") = u .Item(NameSpace&"sendpassword") = p .update End With Email.Send复制代码
三件最重要的事 看到Leo Babauta的《The 5 Principles of a Profound Workday》这篇文章，感觉对我的GTD实践很有帮助。在iPhone上用GTD已经有2个月了吧，随着时间的推移，感觉有些列表(List)还是有点长，是不是这会挫败对生活的积极性？
- Empty: In Silence and Solitude.
这个可能就是GTD强调的“心如止水”状态吧，让自己的心灵安静下来，找一段独处的时间，与自己的内心深处进行对话。
- Slow and Mindful.
放慢自己的脚步，等待自己的灵魂。放慢一些作事的节奏，才会有思考的时间。
- Profoundly Creative.
每天不要都在做重复无意义的事情，每天都要有新的收获。一天忙碌的工作之后，找找今天最大的收获是什么？
- Simplified.
简化，将每天必须要做的事情简化为3件，最有意义的3件，可能也是GTD里面提到的不同的高度来思考Action或Project吧。
‘Perfection is achieved, not when there is nothing more to add, but when there is nothing left to take away.’ 臻于完美之时，不是加无可加，而是减无可减。
~Antoine de Saint-Exupéry
- Flexible and Natural.
积极面对变化，每天都会面对新的问题，也会随时破坏你的计划，但这就是自然本来的规律，想到这点，心态也就放松了，对任何事情都可以坦然面对了。
GTD桌面 第一个版本：
gtd_desk2_front
2.0的改变：
可以发现显示器由以前的1台又变回2台，原以为1台大显示器操作方便一些，后来发现汇总一些word,excel,ppt，还是多显示器方便，所以把以前的大显示器还回，果断换了2台小一点的显示器。（据说多显示器可以提高效率，参考文献？？？） 左侧的inbox不变，中间放一些常用的笔，一些小便笺直接放在显示器的底座上，拿起来就能用。右侧有一个高拍仪，可以直接把文件拍到电脑中，可惜买的这款分辨率有点低，效果不太好，但可满足基本需要。小文件柜仍保持不变，常用的一些资料放在透明塑料夹中，再放到几个盒子中，找起来很方便。
参考资料的归类方法 参考资料：归类方式也有技巧，我在《GTD实践2周年后的一些体会》中介绍了一种归类方法，可以把电脑的文件夹结构与GTD中的几个职责范围相对应。
电脑资料的分类管理 在GTD中进行项目分解和每周回顾时需要经常参考归档系统，对所有资料的归类也是一门学问。我的纸质材料不太多，如果不需要保留原件的，我扫描（办公桌上备有一个高拍仪）或拍照（用iPhone的扫描仪软件）后存放。在项目活动频繁时，纸质材料备在身边，当项目告一段落时，全部电子归档。
我的电子文档是用3个主要文件夹来存放的：
1）shenlb里是我的所有关键资料的主文件夹，每周同步一次。
2）shenlbArchive是备份一些很旧的项目而用的，这样就可以控制shenlb文件夹的大小，这里面的项目可能与最近的职责范围关系不大，平常查阅的机会不太多。
3）photo.video是生活的照片和视频，由于这类文件很多很大，单独一个文件夹存放。
shenlb里的文件夹，主要按自己的责任范围来划分：
1）Inbox，这个体现GTD中的收集箱功能。把QQ接收的文件、浏览器下载的文件都设置到这个目录中，在桌面上设置一个快捷方式指向这个目录，这样有空就可以清空Inbox了。
2）Projects，这里是未完成最近一直要跟踪的项目，里面用不同的子文件夹来管理不同的项目。
3）与自己的长期目标最相关的最重要的项目单独建立一个文件夹，而没有放在Projects里面。
4）Personal是私人相关的材料，一些证书、身份证扫描件等等。
5）External是外部公司来交流时的宣传材料等，经常会归档到shenlbArchive中。
6）backup文件夹，Evernote、omnifocus、博客等内容备份到这里。
7）Friends朋友：这里的文件不多。
8）Family家庭：家庭有关的资料放在这里。
9）Hobby兴趣爱好也都有相应的文件夹。
10）还有一个doc，这个有点另类，里面按年度和日期再分类，把有些很难归类的放在这里。感觉这个文件夹应该对应于GTD中的杂类，有些内容可能不需要在职责范围内持续关注，但这类信息还需要归档，就这样存放了，大脑对这类资料发生的大概时间有点印象，按时间分类比较合适。
我用robocopy命令行来同步备份，这个命令内置在Windows7中，下面一行命令就可以同步备份桌面电脑上的文件夹到活动硬盘中：
robocopy d:\shenlb G:\shenlb /MIR
命名规范也不太严格，文件名起得长一些，加上日期和一些主要的关键字，如果是别人写的就加上他的名字，重要的文档加上v1、v2这样的版本号。桌面电脑里装everything工具软件，输入文件名中的关键字就非常容易地快速地找到。
6个高度 一开始学习GTD时，难以明白这6个高度的意思，当实践GTD1年以后，随着流程的熟悉以及50多次的周回顾，慢慢对几个高度有所认识。GTD作者提出了6个高度，实际上主要是下面4个高度的实践。
Level 4：目标 –> 年
Level 3：职责 –> 月
Level 2：项目 –> 周
Level 1：行动 –> 日
最低的一层是由许多行动(Action)构成的，要落实到每天的事务中，需要熟练地应用GTD流程，对所有事务收集、整理、执行、回顾、记录，这些都是GTD的基础，当把这些事情处理好后，效率自然就会提高。
再上面一层是由项目(Project)组成，这里的项目有点不同于工作中常说的项目，项目可大可小，只要需要多个步骤或Action，就可以设置为一个项目，一个原则就是让项目中的任务容易执行。在每周回顾时，就要逐个检查这些项目的执行情况。
再上一层就是职责范围，是指每个人在社会上的不同角色所对应的不同责任，身为孩子的父亲，身为单位的管理人员，身为妻子的丈夫，身为父母的子女……都要承担相应的责任，可能人与其它动物的不同就在于人生中要承担这些吧。
再上一层对应于1-3年的目标，在年初时可以设定此目标，并不断地在周回顾和月回顾中分解，落实到每周、每日中，而且随着变化，有些目标也不适应于最新的变化，就需要大胆地调整。
作者提到了第5层高度对应于5年左右的目标，而第6层则是人生中必须尊重的一些原则和准则。可能GTD没有实践到3年时，也还理解不了这些高度吧。
高效GTDer的一天是怎样度过的？ 以前对GTD中的每日例程没有在意，后来发现制定一个比较规律性的每日例程，可以保证高效的GTD运转。
我平常工作阶段时候的日程大概是：5:45(或6点)起床准备早餐，期间阅读或看时事新闻，7:30到单位，背单词(或听VOA)，8:00(8:20)工作，11:30午餐及午休，14:00工作，18:00晚餐，19:30锻炼，20:00阅读、陪家人或家务，22:30睡觉。在工作时间，一般从GTD中找出该做的一件事，开始执行，在专注一段时间（40-60分钟）后休息一会，再来一段专注时间。
如果遇到了比较大的变化时，需要快速调整好每日例程，例如我在2013年参加了一段密集培训，在第一周时间里基本上就设定了每日例程，再经过一个阶段的尝试，感觉比较高效的每日例程是：6:00跑步或阅读，6:30背单词，7:20早餐，7:50英语听写VOA，8:30-11:30上课，午餐，12:20浏览新闻、午休，14:00-17:00上课，晚餐，看看新闻，19：00-21：30复习或GTD中其它事务，21:30跑步或朗读或其它不费脑力的事宜，23：00睡觉。
有了上面的一段经历，感觉对于一名学生（大二以下），主要任务还是学习，用不用GTD可能作用并不大，他只要有一个简单的日历及任务清单就差不多了，但对于大三以后的学生来说，如果有课程、论文、找工作等事情，可能就需要GTD了。
在每天的事务处理中，这里用的最多的还是GTD的主要流程：
1）遇到一些新的事情或好的想法，马上收集到inbox中。
2）有空闲时间时，把Inbox中的任务思考，分类，如果一个复杂的项目，就专门安排上一段时间进行头脑风暴，认真思考该项目的意义，将项目分解，形成多个action纳入到系统中。
3）执行一件事务时，养成专注的习惯，关掉QQ等打扰类程序，写程序、写文档、思考项目计划、回顾等等
4）执行一件事后，在evernote记录一小行时间日志，如果当时忘了，可以在后面补上。下面是我的evernote的结构。
gtd-evernote
5）晨间日记的习惯我没有坚持下来，我认为有每周回顾，足够将事务整理清楚了。
6）晚上主要是读书、锻炼身体、陪伴家人。
OmniFocus篇 在OmniFocus中有Folder的概念，使用这个Folder很好地与GTD理念中2万英尺高度的思想统一起来，我在2013年的项目文件夹是这样的：
image
1）Misc杂事：这个是OmniFocus安装后自带的，可以随便修改名字，是一种Single Action，把一些互不相关、不需要回顾、也无法归到其它细类中的杂七杂八的东西统统放在这里。
2）Visiting Scholar：这是今年5月突然冒出来的2013年度重要事情，单独放一个文件夹来管理
3）Read Books读书：这个可以归属于自我管理，但读书已经想成习惯了，单独放一个文件夹方便
4）Myself个人修炼：读书、提高时间管理水平、提高英语水平、学习新编程语言等等，放在这里。
5）AI Games：这是一个个人关注的人工智能机器博弈方面的事情
6）Financial金钱：有些项目可能会带来额外的收入，放在这里管理，个人投资、理财的项目也放在这里。
7）Dept Leader室副主任：在工作中要承担一些管理角色，与项目负责人的职责不一样，这里的职责主要是培训管理、班组管理和室里的一些杂事。
8）Health健康：身体是革命的本钱，必须要保持每天的锻炼，不然无法保证正常的编程工作、生活、挣钱、游玩等等，随着年龄的增大，对于健康也越来越重视，当前主要的运动是跑步。
9）Family家庭（父亲/丈夫/亲人）：作为一个儿子、一个孩子的父亲、一个丈夫也有许多的职责，要孝敬老人、要教育孩子、要合理安排生活、处理家庭琐事，这里面事项不太多，我统一放在一起管理。
10）Friends：与重要的朋友经常保持联系，这些事情放在这里。听说要找到一生中可以随时探讨交流的7个朋友，现在感觉已经有2个了，其他的还不能确定。
11）Hobby业余爱好：一些业余爱好，比如打桥牌、下象棋等等，单独管理起来。
12）iOS Programmer高级程序员：2013年此内容暂停。
用上面的办法后，可以把这些职责按照优先级的顺序排列起来，当然有些职责并不一定非要严格地分出个1、2、3来，只要感觉前5项更重要就行了，把相对重要或事情较多的放在前面会很方便管理和每周回顾。
打造高效的omnifocus 用OmniFocus实践GTD一年多了，今年5月份在上海参加了一次GTD演讲俱乐部活动，之前对于参考资料/将来也许/项目/上下文的设置、每周回顾如何高效地进行有一些困惑，参加演讲活动后，有朋友给出了很好的建议，特别是看到了这篇国外IT人的强文，然后开始改造我的OmniFocus系统，感觉现在的OmniFocus系统更加清晰、方便管理，关键是更容易进行每周回顾。主要来说，是更充分地利用了项目文件夹Project Folder，上下文Context，单一行动Single Action，透视Perspective等功能，制定了每周回顾Review检查表，从而使OmniFocus系统更加的高效。
一、项目文件夹Project Folder 在OmniFocus中有Folder的概念，可以把多个Project放在一起，实际上可以使用这个Folder很好地与GTD理念中2万英尺高度的思想统一起来，用这种方法将所有项目归类后，项目更有条理，每周回顾也就显得更有条理了。一个人在工作、生活中有许多的职责范围，我当前的项目文件夹是这样的：
1）杂事：这个是OmniFocus安装后自带的，可以随便修改名字，是一种Single Action，把一些互不相关、不需要回顾、也无法归到其它细类中的杂七杂八的东西统统放在这里。
2）健康：身体是革命的本钱，必须要保持每天的锻炼，不然无法保证正常的编程工作、生活、挣钱、游玩等等，随着年龄的增大，对于健康也越来越重视。
3）高级程序员：作为一个IT人士，虽然现在软件项目管理的角色更多一些，但写代码的能力一直不能丢，C#和Objective-C是我现在的主要编程语言，在Windows和Mac之间来回折腾其乐无穷。
4）家庭（父亲/丈夫/亲人）：作为一个儿子、一个孩子的父亲、一个丈夫也有许多的职责，要孝敬老人、要教育孩子、要合理安排生活、处理家庭琐事，这里面事项不太多，我统一放在一起管理。
5）金钱：有些项目可能会带来额外的收入，放在这里管理，个人投资、理财的项目也放在这里。
6）项目负责人：在工作中要负责几个重要项目，这些项目要逐一管理起来，根据项目的复杂程度，里面还要细分出许多子项目来。
7）个人修炼：读书、提高时间管理水平、提高英语水平等等，放在这里。
8）朋友：与重要的朋友经常保持联系，这些事情放在这里。听说要找到一生中可以随时探讨交流的7个朋友，现在感觉已经有2个了，其他的还不能确定。
9）室副主任：在工作中要承担一些管理角色，与项目负责人的职责不一样，这里的职责主要是培训管理、班组管理和室里的一些杂事。
10）业余爱好：一些业余爱好，比如打桥牌、下象棋等等，单独管理起来。
11）项目成员：在工作中还要在其它项目中承担部分工作，毕竟是为别人的项目服务，优先级设置得比较低。
用上面的办法后，可以把这些职责按照优先级的顺序排列起来，当然有些职责并不一定非要分出个1、2、3来，只要感觉前5项更重要就行了。这种排列的顺序也保证了每周回顾时从上到下回顾一遍，重要的事情也是先考虑。
二、上下文Context 对于IT工作者来说，编程、思考和写一些较长的文档都需要专注，而且需要专注1小时以上才能收到理想的效果，所以需要把这类事情单独设置一个上下文。所以我的上下文是这样的：
1）专注（编程/写作/思考）：放在第一位，一天中精力最充沛的时段安排给它；
2）浏览/查询/阅读：看书、查看网页、阅读资料等等不需要太多的脑力，毕竟现在网络已经无处不在，在手机上、iPad、办公室、家里都可以查阅；
3）打电话/发邮件/QQ：一般我用这三种方式联系他人，在action的标题中标明是打电话还是发邮件，使事项更具有可执行性；
4）办公室：有些事情必须在办公室才能做；
5）家：有些事情必须在家里解决；
6）疲劳/无聊时：脑子不转时还是可以做些事的，比如读些花边新闻、整理抽屉、备份资料、练习腹式呼吸、看看TED、看看博客等等；
7）会议/交谈：召开会议，向他人汇报，遇见某人时要交流的事情放在这里
8）跑腿/外出：在超市、书店、出差时
9）等待：委托给某人时把事情设置为这种状态，对于经常联系的人，可以设置一个专门的子项，比如老板、下属，不经常联系的人没必要专门设置一个子上下文，在标题中写清楚即可，如“等待xxx：提交xxx申请报告”
10）将来也许：有些事暂时不能执行，设置为这种状态，与暂停的项目综合使用
三、参考资料/将来也许Someday/Maybe 有些action可以放在一个叫”参考资料”或“将来也许”的项目中，也可以把专门设置为这样名称的上下文，在一开始使用OminFocus时把这类东西设置成项目还是上下文是一个比较纠结的问题，现在的解决办法是：在每个职责Project Folder中，必须包含三项Single Action：xx目标、xx杂事和xx想法，在目标之后可以插入许多项目，在omnifocus中可以拖动这些项目，使其一直按这种顺序排列，这种排列的顺序也是为了每周回顾而精心准备的。比如个人修炼：
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1）个人修炼目标：设置为Single Action类型，把年度想要阅读的书、提高英语水平等的目标放在这里。用这种办法可以随时提醒自己在这个职责范围内的全年目标是什么，每周回顾时都感觉正在朝着这个方向前进。
2）项目1、项目2、……，根据个人不同，每个职责之下还有一些项目，有些项目处于正在执行状态，有些项目处于hold状态。
3）个人修炼杂事：设置为Single Action类型，把一些与个人修炼有关的杂事，不需要每周回顾的事情放在这里，比如一些用来培养习惯的周期性Action等等，这样也减轻了每周回顾时的压力。
4）个人修炼的想法：设置为Single Action类型，这个默认的状态是设置为暂停状态的，在每周回顾的最后，根据本周的任务饱和情况，看看这里面的有些项目是否可以孵化出来，有些事情条件成熟了，可以着手开始了。
用了这种方法设置后，有些内容并不需要单独的设置为参考资料，设置为完成状态的杂事，就可以算是一种参考资料。毕竟大量的参考资料并不适合用OmniFocus来管理，用Evernote还是比较适合的。
四、透视功能Perspective 透视功能是OmniFocus中的高级功能，可以用于将某些上下文组合起来查询用，但我现在还没有使用。只用了一种“最近完成”的透视设置。
snap
实际上当你用Evernote记录了每天的时间日志后，这项透视功能也不需要了。
五、每周回顾Weekly Review 以前在进行每周回顾的时候通常一个下午搞不定，现在用了上面的组织办法后，再加上每周回顾检查表后，通常能在1.5小时内完成。
回顾时要注意：确保是回顾，而不是做事，如果事情超过2分钟，就记下来，而不是完成它。
omnifocus-review
我当前的回顾检查表CheckList是这样的：
1）打开MacBook，同步OmniFocus
2）清空iPhone中的照片、金山快盘中的资料、iPhone上的扫描仪软件、U盘，把OmniFocus中的INBOX中的内容也清空
3）清空工作记录本
4）看evernote中上周的主要内容，总结上周工作（对重要项目还可以统计一下花费的时间），汇总到《每月个人工作总结.doc》文档中。这项任务通常要用20-30分钟的时间。
5）看看未来1周的日程表，看看是否有需要提前准备的，或者需要提前处理，或者还不能转化为行动的
6）看看等待清单，是不是已经完成了，或者需要催一下等待的人员？
7）点击每个职责Project Folder，回顾其中的每一个项目（这项任务也比较费时）
①将已完成事项勾去。有时确实在忙于Do Action，有些完成的任务都忘了勾掉，每周回顾是一个非常好的时机。
②修改某些action的标题，使它更具有可执行性
③调整各个action之间的顺序，使其能够反应正确的Next Action
④上下文是否合适？
⑤需要调整重复周期？
8）回顾职责范围内的创意部分，这个就对应于每个职责里面的"xx想法"部分，根据下周任务的多少和时机是否成熟来定。
9）另外还听说有个触发清单，还不太理解。
经过上述的一番打造，OmniFocus已经成为我一个可以非常依赖的系统，有种心如止水的境界。每天看看日程表上的预测事项，这些通常是有严格时间要求的项，有些是提醒今天要开始着手某件事情了，有些是必须今天完成的；再看看加了特别标注的事项，这些事情是对于个人年度计划非常有影响的一个一个的子项；在选择事项时，看一下“上下文”，早晨精力充沛时就先做那些需要专注的事情，把QQ之类的干扰性的软件全部关掉，专注一1小时之后，可以休息一下，活动一下，走动一下，执行几条不需要费脑力的任务，收收邮件、查阅资料等等，如果有精力可以再完成一项专注的任务，这种办法有点类似番茄工作法，只是时间上并没有严格的限制。下班了，主要是陪陪家人、锻炼身体、看书或查查资料。空闲的时候，随时整理一下INBOX，写上几笔时间日志，这样的一天就相当充实了。
周五下午如果没有其它安排，是一个每周回顾的时间，按照检查表执行完回顾任务后，感觉自己又朝着向往的目标前进了一步。总之，完美的系统也是一种辅助工具，它帮你在慢慢的执行过程中渐渐地找到人生目标，协助你充分利用时间，强化你的个人管理，不断地朝着自己设定的目标前进。
工具系列 当前常用的主要这几个：
Omnifocus for iPhone：还是用的1版本，没舍得100多元再买版本2。据说有个大牛只用iPhone中自带的任务清单管理，照样实现了GTD。
Omnifocus for Mac：回顾用，平常基本不用。实用上用iPad回顾也足够了。用iPhone回顾效率有些低。
Evernote：用的是国际版，免费的，用我的时间记录法，60M流量还剩余不少。
金山快盘：收集一些文档、电子书，关键是云同步，我喜欢它集成在windows的资源管理器的功能。
everything：查找文件的利器，当然要起个好文件名。
关于拖延 GTDer为何不再拖延了？ 几天前看完了《拖延心理学》，书中的附录二拖延处理技巧汇编是具体的行动指南，作为一个GTDer发现其中的许多条与GTD的理念是一致的，下面就逐条分析一下：
1、 确立一个可操作的目标（可观察、具体而是在的），而不是那种模糊而抽象的目标。
2、 设定一个务实的目标。不要异想天开，要从小事做起。不要过于理想化，而要选择一个能接受的程度最低的目标。
在GTD里有6个高度或6个层次(Horizons of Focus)：
5万英尺：人生原则，一开始学习GTD时先别管这个层次。
4万英尺：3-5年的目标，如果1年的目标都无法达到，这个层次的目标也是无法设定的，GTD实践如果不超过1年，最好也别考虑这个高度。
3万英尺：1-2年的目标，一般在年初设定一个全年的目标还是可行的，这个总目标要在各个职责范围内达到一定的平衡。
2万英尺：职责与范围。我的职责范围大概有：个人修炼、健康、负责的项目、家庭、单位里的职责、同学与朋友、兴趣爱好等等。
1万英尺：项目Project。GTD里的项目并不是一个很大的概念，而是一个由许多Action组成的任务。
跑道：这里由一堆行动所构成，最有用的概念就是Next Action，没有Next Action，项目永远无法开始推进。
设定年度目标的时候一定上要参考SMART原则。另外，能够用一幅图把年度的主要目标呈现出来，更利于你不断地执行来完成它！
http://www.360doc.com/content/11/0912/00/2006953_147586268.shtml
3、 将你的目标分解成短小具体的迷你目标。每一个迷你目标都要比大目标容易达成，小目标可以累积成大目标。
GTD里强调要将目标分解成Project，再将Project分解为一个一个的Action。在GTD里的纵向项目管理方法中，也是用1）定义目标和原则；2）展望结果；3）头脑风暴/集思广益；4）组织整理；5）明确下一步的行动方案；的五个步骤来找出所有Action的。
4、 现实地（而不是按照自己的愿望）对待时间。问自己：这个任务事实上将花去我多少时间？我真正能抽出多少时间投入其中？
当你没有记录时间的时候，你永远不会对一个任务需要花掉多少时间有清晰的认识，编写一个小小的程序，你可能估计用1个小时，但实际上1天都搞不定。我强烈推荐时间日志的方法，每天简要地记录完成一些主要任务上所花费的时间（我以前用momento，现在用evernote），在每周回顾时统计一下，这样你慢慢地就获得了掌控时间的能力。更重要的是：只用简单的几笔，你每天会感觉到时间在流逝，如果在一天内你的时间没有花在去达成你的目标的action上，你会有一种罪恶感，你慢慢地会越来越珍惜时间，不仅珍惜大片的时间，而且珍惜碎片时间。
5、 只管开始做！不要想一下子做完整件事情，每次只要迈出一小步。
这一条与GTD里的Next Action完全一致！
当你用头脑风暴思考了一堆Action后，可能会把它整理成一篇漂亮的文档，但不要忘了，要找出真正的Next Action，这个下一步行动可能只是打个电话问一件事情，获上google查阅一个关键词，或者发一封邮件询问某个专家一个问题，不管是什么，这个Next Action执行起来可能用不了5分钟，但它会推进整个项目前进。更多的情况下，当你迈出了这一小步后，在实际执行时，你可能已经迈出了2、3步或更多步。
6、 利用接下来的15分钟。任何事情你都可以忍受15分钟。你只能通过一次又一次的15分钟才能做完一件事情。因此，你在15分钟时间内所做的事情是相当有意义的。
这个15分钟划分有点类似番茄工作法，只不过番茄工作法的默认时间是25分钟。当一个人的自控能力增强时，你的无打扰工作时长可能是45分钟甚至更长（对于编程工作来说，1小时比较合适）。别管它是15分钟，还是25分钟，GTDer需要不断地锻炼专注Focus的能力，我在写这篇博客时就是有ommiwriter软件，把其它窗口全部屏蔽，先用了1小时左右，又放在博客中编辑了不到1小时完成的。
7、 为困难和挫折做好心理准备。当你遭遇到第一个（或者第二、第三个）困难时，不要放弃。困难只不过是一个需要你去解决的问题，它不是你个人价值或能力的反映。
GTD里并不直接帮你应对困难和挫折，但“情境Context”的概念会在应对这个问题有点帮助。当你准时到达某个会议现场时，却听说会议推迟了半小时（这在国内会议中是常有的事！），一般的参会人员会抱怨组织会议的人多么混蛋，浪费了这么多人这么多的时间，或者闲聊来打发掉这段时间，但GTDer会利用这宝贵的30分钟，他打开GTD系统里的情境清单，找到这段时间内可做的事： 看看TED，分解一个小项目，上网搜索某个关键词，看看RSS或博客......然后完成一个任务，在会议真正开始前，他已经从他的清单里划掉一项Action。
8、 可能的话，将任务分派出去（甚至扔掉不管！）。你真的是能够做这件事的惟一人选吗？这件事情真的有必要去做吗？
这是GTD里处理一个Action的方法，把事情委托Delegate出去，然后把该Action设置为“等待”状态，如果这个任务有截止时间，你会在截止前得到提醒，会在某个时间点过问一下事情的进展。另外在每周回顾的时候，也有一个机会去回顾处于”等待“状态的事情，你会根据事情的重要程度、难易情况，选择继续等待下去，还是去过问一下。
9、 保护你的时间。学会怎样说不，不要去做额外的或者不必要的事情。为了从事重要的事务，你可以决定对“急迫”的事情置之不理。
GTD里的收集箱的概念是第一道关卡，当某个领导通过即时通发来一条信息或一个文件，你需要对这个事情的急迫程度作出判断，是2分钟内就要完成？还是半天完成？还是本周内搞定？如果不是1小时内完成的急事，你完成没必要中断自己的事，只需把这条消息快速写下来，扔到Inbox中就行了，当你完成了25-45分钟的专注时间，下一个时间段才是处理这个Inbox中的事情。当专注工作时，关掉QQ、网页和其它一些干扰的东西，如果部门允许，我真想把该死的即时通也关掉！电脑左侧就是我的实体Inbox，另外Windows桌面上还有一个电子化的Inbox文件夹。
最后的3条我没有找到与GTD的关系：
10、留意你的借口。不要习惯性地利用借口来拖延，而要将它看做是再做15分钟的一个信号。或者利用你的借口作为完成一个步骤之后的奖赏。
11、奖赏你一路上的进步。将奖赏聚焦于你的努力，而不是结果。小心非此即彼的思维方式：你可以说杯子是半空的，也可以说它是半满的。
12、将拖延看成是一个信号。停下来问自己：“拖延传递给我的是什么信息？”
回顾 《搞定3》给出的回顾流程：
保持清爽 收集零散的文件和材料
把积累的名片、收据和庞杂的纸质材料收集起来，放入工作篮。
清空工作篮
把待处理的纸质材料、日志、会议记录、语音信箱、献辞和电子邮件等彻底清理。
清空大脑
写下并处理一切未捕捉的新的“项目”、“行动”、“等待”、“将来/也许”清单。
保持最新 查看行动清单
把已完成的项目勾掉。查看下一步行动的提示信息并作记录。
查看翻过去的日程表事务
查看翻过去的日程表事务，寻找遗留的行动和参考资料等，把它们转移到日程表新的一页。
查看即将发生的日程表事务
查看即将发生的日程表事务(长远和短期)，捕捉它们所引发的行动。
查看“等待”清单
记录应当后续追踪的行动。勾掉已收到答复的事务。
查看项目(重大结局)清单
逐一评价项目、目标和结果的现状，确倮每个项目都在执行当前行动。纵览手头项目的项目计划、辅助材料和其他材料，列出新的“行动”、“完成”、“等待”等提示清单。
查看相关的对照表
用来提示新的行动。
发挥创造性 查看“将来/也许”清单
查看当前也许可以执行的项目，把它转移到“项目”清单上。勾掉不再感兴趣的事项。
发挥创造性，体现魄力
你的系统还要补充什么新奇、巧妙、疯狂、冒险、别出心裁、发人深省的点子吗？
我修改后的版本：
。。。。。。
宗旨与原则 要回答的基本问题是：我为什么是现在的样子？我怎么成了现在的样子？
宗旨提供了生存的最终目标和方向，原则体现了人生道路上要始终坚持的核心价值观。
从李笑来的知笔墨网站上，发现竟然还有《原则》这样一本书。
http://www.zhibimo.com/books/wang-miao/yuan-ze
参考文献 [1] 《搞定1》
《搞定2》
《搞定3》
《原则》
OmniFocus，老牌的GTD软件